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行政事業單位內控管理信息系統

一、內控管理信息系統整體介紹


“行政事業單位內部控制管理信息系統”是在調研了近百家行政事業單位的基礎上,根據財政部頒發的《行政事業單位內部控制規范》并最終結合行政事業單位實際情況精心研發一款專門用于行政事業單位內部控制的流程管理軟件,同時山東省財政廳“山東省行政事業單位內控管理信息系統模板(體驗版)”亦由我單位研發。該系統以預算為主線、資金管控為核心,將預算管理與流程控制融為一體,實現了自定義單據、自定義流程、數字簽名、流程跟蹤等功能,并且能夠與當前主流行政事業單位會計核算軟件實現無縫對接,是行政事業單位內部控制的有力工具。

系統將內控相關的組織建設、法律法規、規章制度、工作流程、崗位管理等固化到系統平臺中,做到流程可跟蹤,審批有依據,實現了對經費的事前、事中、事后全流程控制。

內控信息系統建設是內控咨詢服務的落地和執行工具,把內控咨詢服務和內控信息化建設化為密不可分的統一整體。


二、內控管理信息系統特點


1.規范管理

落實單位支出政策和相關制度,固化工作流程,規范費用報銷和審批程序,業務人員可以實時查看流程的審批過程與結果,實現規范化管理和自動化控制。

2.深化協同

通過與預算管理、資產管理、合同管理、會計核算系統的銜接,使資金支付業務更加自動化,實現業務協同;

3.強化監控

系統實時提供當前可用預算,及時了解部門預算的執行情況;實現對預算執行和業務標準的實時監控,對異常情況、超預算進行實時預警或控制,實時監控支出事項及費用發生動態。

 4.多維分析

摒棄了繁瑣的手工控制,取而代之的是直接從系統中獲取相關的數據,及時反映各項費用的執行情況,為決策分析提供數據支持,輔助領導決策。

5.提高效率

有效解決了風險防控與工作效率的矛盾。實現了審批流程與相關法規的關聯。審批人在審批過程中可方便地查詢相關規定,了解審批依據;系統支持手機APP登錄,審批人可以通過手機登錄系統進行審批。

6.明確職責

對每一步審批,都提示審批人應負責和特別關注的地方,做到分工明確,責任到人,風險可控。


三、內控管理信息系統的功能介紹


1.系統集成了完整的預算資金管理系統

它可將財政批復的預算指標直接進行導入和分解,形成可以與“流程控制”結合使用的明細指標。

2.預算管理始終貫穿單位全部經濟業務活動

方便單位隨時掌握預算執行情況,完整的預算執行報表更有利于預算執行分析。

3.實現內控咨詢和內控系統統一起來

系統將單位梳理后的內控流程“信息化”,形成由系統控制業務流轉的“控制流”。單位可根據實際情況對“控制流”中的節點進行崗位角色定義及崗位職責定義,確保流程控制清晰,崗位職責明確。

4.將流程控制中的風險點嵌入到流程審批節點

審批人在出具審批意見時,可直觀了解其審批要點,明確其審批責任,做到關鍵風險點不遺漏。

5.系統將內控制度與對應流程相關聯,方便查詢

通過信息化流程與制度相關聯,實現件件審批有依據,并可將內控制度及法規進行歸集、分類,形成單位“制度庫”,便于隨時查詢和學習。

6.管理系統對經辦人員的審批、查詢等權限進行嚴格設置

業務審批人可根據實際權限查看所審批事項的具體執行情況;,實現對審批事項的全流程跟蹤和監督。

7.內控管理系統通過安全的CA數字簽名認證和VPN撥號認證結合

實現不受時間、地點限制的移動辦公,在保證安全審批的前提下,進一步提高審批效率,移動辦公需提供與內控系統配套的移動審批APP。

8.與單位財務軟件通過接口相對接

系統提供與當前主流行政事業單位使用的會計核算軟件對接的數據接口,可直接生成對應憑證傳遞到對應賬務處理模塊,實現與賬務處理系統的無縫對接。

9.通過CA簽章代替手工簽章

內控業務流程結束后,在打印各類單據時審批人的簽字能自動打印到單據上,線上審批完成后不再需要審批人手工簽字,大大提高了辦公效率。

10.二次審批自動通過

同一筆業務如果內控流程中某審批人需要多次審批,在第二次審批時可根據需要自動審批通過,并在系統中保留二次審批自動通過的痕跡,有效解決了重復審批的問題,提高工作效率。

11.領導協助審批功能

審批人可以在線指定了解或經手的經辦人協助審批,協審人能夠在線給審批人反饋意見,協助審批人對業務的有效性和真實性做出判斷,避免出現業務風險

12.業務完成后自動公示功能

業務流程結束后可以自動形成公示信息,系統所有用戶可在線查看到公示內容。

13.高拍儀實現審批依據和單據快速上傳。


四、內控管理信息功能模塊和管控方式


1.功能模塊

圖片1.png

2.管控方式

圖片2.png

五、系統主要模塊功能介紹

系統主要模塊功能介紹如下(根據各單位的實際情況有差別):

1.預算管理模塊包含:

預算調整申請、年度預算維護(實現年度預算年初維護入系統)、年度預算查詢(方便查詢本年度的預算額度、預算使用額度、預算剩余額度)、預算額度維護、預算額度查詢。

2.收支管理模塊包含以下信息化業務流程:

出差事項管理、接待事項管理、會議費申請管理、印刷費申請管理、公務用車派車申請管理、辦公樓日常維修申請管理、零星采購事前支出申請管理、集中付款管理、分期付款管理、其他付款管理(除上述付款外的其他事項付款)、年度會議計劃維護。其中每個流程管理功能都帶有制單功能(根據單位實際使用的單據配置填寫數據)、審批、查詢(查詢歷史數據)、回顧(以往歷史數據回看)。

3.政府采購模塊包含:

政府采購的申請流程。同樣包含制單、審批、查詢、回顧功能。并下面所有功能模塊都含有這四項功能。

4.資產管理模塊包括:

資產的購置申請(單位新購置的資產)、資產領用申請(資產購置后,領用流程)。

5.合同管理模塊包括:

合同審批申請流程(新合同的審批)、合同履約申請(包括合同的付款等合同條款的執行流程)

6.用戶登錄后界面構成

用戶登錄后,界面可以顯示以下六個模塊:

(1)我的待審批事項模塊(需要用戶本人去審批的流程)

(2)已審核未辦結事項(用戶本人審核的但是沒有完成的流程)

(3)已提交已辦結事項(用戶本人提交的且已經完成的事項)

(4)已提交未辦結事項(用戶本人提交的但是沒有完成的流程)、系統提醒功能

(5)系統提醒模塊(相關通知和信息發布)

(6)只顯示與本人有關的六大經濟業務中的流程模塊,不顯示與本人無關的事項,實現整個界面整潔。

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