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中國會計報就青島市婦女兒童醫院內控信息化建設進行采訪報道

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原文內容:


青島市婦女兒童醫院院長助理、財務部主任劉倩:信息化在公立醫院內控建設中扮演重要角色


——本報記者 劉海玲


信息技術在行政事業單位內部控制建設的過程中扮演著非常重要的角色。

在采訪中記者了解到,青島市婦女兒童醫院在內部控制體系建設的過程中,高度重視信息化建設,并取得了一定的成效。實現完整有效管控

據介紹,按照財政部、省、市財政部門及衛生健康部門對行政事業單位內控體系建設要求,青島市婦女兒童醫院依據《行政事業單位內部控制規范》構建了較為完整的內部控制體系。該套內部控制體系除涵蓋了預算控制、收支控制、采購控制、合同控制、資產控制和基本建設項目控制等 6 大業務領域外,還以此為基礎,將單位層面的決策管理融合到內控體系建設中去,形成了一套完整的內控管理體系,風險防控管理水平領先。

2017 年下半年,青島市婦女兒童醫院出臺了《青島市婦女兒童醫院內部控制規范實施方案》,成立了內控體系建設工作領導小組,由醫院主要領導任組長,領導班子成員任副組長,各科室負責人任成員,并專門下發文件明確責任分工。

隨后,在全面排查清理,了解內控現狀的基礎上,按照單位層面制度、業務層面制度、財務管理制度、上級文件和其他內部管理制度等5 個模塊,該院梳理了現有的適用于內控體系建設的各項規章制度。并且,該院重新梳理了單位預算、收支、政府采購、資產管理、建設項目和合同管理等六大業務現有流程,同時對單位決策層面的辦公、人事、信息、醫務、總務、考核相關管理也做了系統梳理。

在此基礎上,該院明確了各項業務的目標、范圍、內容和風險點,形成新的業務流程圖,明確業務流程中的崗位設置情況、崗位職責范圍和標準。“業務流程是內控建設的核心。”青島市婦女兒童醫院院長助理、財務部主任劉倩表示,“按照業務實現的時間順序和邏輯順序,將各業務的決策機制、執行機制和監督機制融入到每個業務環節,細化各環節的部門和崗位設置,明確其職責范圍和分工。”

業務流程梳理的工作完成后,青島市婦女兒童醫院進一步對醫院內外部風險進行了分析,包括制度風險、政策風險、經濟環境風險和業務風險等。最終,根據重構的業務流程、風險應對方法和相關意見建議,該院完善了各項內部控制制度,內控體系搭建初告完成。


以信息系統固化內控成果

對梳理出的內控流程、崗位職責、內控制度、風險點在信息系統上固化,能夠使單位內部控制體系化、常態化,真正把內控建設成果落到實處。

據劉倩介紹,該院與軟件企業定制開發了符合自身實際的內控權力運行監控系統。該系統以預算為主線、資金管控為核心,將預算管理與流程控制融為一體, 并同時把辦公管理、“三重一大”等權力運行事項融合在一起,實現了系統配置便捷、數字簽名和流程跟蹤等功能,成為實施內部控制及權力運行監督的有力工具。

“信息系統實現了主要業務及流程的全覆蓋。”劉倩告訴記者,“比如以會議費報銷流程為例,原來的事前審批、事后報銷、公示等業務流程都是彼此割裂的,通過信息系統,每項會議費從申請到公示成為一個完整流程,方便查詢和監督。同時,由于經過內控流程的梳理和完善,增加了部分控制環節,看似降低了工作效率,但實施內控權力運行監控系統后,各崗位職責與業務流程固化到信息系統,實行網上流轉,極大提升了辦公效率和審批效率。”

此外,青島市婦女兒童醫院的信息化系統還設置了二次審批自動通過功能,使審批事項從“日常”向“例外”轉變。記者在該院信息系統的界面上看到,如果會議費在預算控制數內,在事前審批時,系統就可以自動進行校驗。在報銷環節,只要在預算數內,就不需要進行二次審批而自動通過。


信息系統與預算管理對接

記者了解到,信息系統與預算管理工作的對接,有效降低了青島市婦女兒童醫院的費用支出。

例如,在購置各類耗材采購申請時,如果沒有與預算相對接,可能存在超預算或者預算外執行的情況。目前,通過將預算嵌入信息系統,醫院能實時了解預算的執行情況,有效杜絕了超預算或者預算外審批現象的發生。

再例如,新品種衛生耗材經過簡單臨時性采購審批就可以采購,在信息系統實施后,該院通過耗材目錄準入管理和搶救物資緊急采購管理,杜絕了臨床科室以搶救的名義隨意增加衛生耗材品種,降低了廉政風險,規范了醫院采購行為提高了單位資金使用效益。

劉倩告訴記者,內控體系建成以前, 該院業務流程存在責任人漏簽或者跨流程簽字的現象,特別是存在單據在流轉中丟失,部分審批手續是后來補簽,有時領導出差,單據長時間無法簽字;通過信息系統的程序化,屏蔽了遺漏審批、跨流程審批和人為干預問題,也使得領導隨時可利用自己空閑時間通過移動辦公系統進行審批,實現了內部控制常態化。

值得關注的是,該院的內控信息系統提供了不同模塊、不同口徑的分析報表和圖表,滿足了不同單位的個性化需求,提供了大數據分析,為決策提供了依據,提高了決策的效率和效果。

“建設信息化系統是內控有效實施的關鍵。”劉倩表示,“內控制度完善后,通過運行內部權力監控系統,把制度、流程嵌入到系統中,徹底解決了內控執行不到位的問題,使業務經辦人員必須按照內控規范化流程去操作,真正實現了內控建設成果的落地。”


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